第一章 總則

第一條 目的與依據(jù)
為規(guī)范工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱“業(yè)務(wù)檔案”）的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性與安全性，有效支撐項(xiàng)目復(fù)盤、質(zhì)量追溯、知識積累與風(fēng)險(xiǎn)防范，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程造價(jià)咨詢規(guī)范》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合行業(yè)最佳實(shí)踐，特制定本手冊。

第二條 適用范圍
本手冊適用于本公司承接的所有工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目，包括但不限于投資估算、概預(yù)算編制與審核、工程量清單及招標(biāo)控制價(jià)編制、工程結(jié)算審核、全過程造價(jià)咨詢等業(yè)務(wù)的檔案管理工作。

第三條 管理原則
業(yè)務(wù)檔案管理遵循以下原則：

1. 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)： 公司檔案室統(tǒng)籌管理，各項(xiàng)目組對所承擔(dān)項(xiàng)目的檔案材料負(fù)責(zé)收集、整理與初步立卷。
2. 全程同步、完整準(zhǔn)確： 檔案管理應(yīng)與咨詢業(yè)務(wù)流程同步進(jìn)行，確保所有工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的有價(jià)值記錄均能及時(shí)歸檔，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。
3. 規(guī)范整理、安全保密： 按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、裝訂與存儲，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止信息泄露、損毀或丟失。
4. 便于利用、持續(xù)改進(jìn)： 建立便捷的檢索借閱制度，促進(jìn)檔案資源的有效利用，并定期評估管理體系，持續(xù)改進(jìn)。

第二章 檔案管理職責(zé)

第四條 檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組
由公司分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，技術(shù)負(fù)責(zé)人、各部門經(jīng)理及專職檔案管理員組成，負(fù)責(zé)審批檔案管理制度，監(jiān)督、檢查檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決重大問題。

第五條 專職檔案管理員
負(fù)責(zé)公司檔案室的日常運(yùn)營，包括：接收并審核項(xiàng)目組移交的檔案；對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類、編目、上架與保管；制定并執(zhí)行借閱、復(fù)制制度；組織實(shí)施檔案的鑒定與銷毀；推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。

第六條 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人
作為項(xiàng)目檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，督促項(xiàng)目組成員及時(shí)收集、整理業(yè)務(wù)過程中形成的所有文件材料，確保其齊全、有效，并在項(xiàng)目結(jié)束后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，組織完成檔案的初步立卷與移交工作。

第七條 項(xiàng)目組成員
負(fù)責(zé)妥善保管自身工作中產(chǎn)生、接收的文件資料，按照要求及時(shí)提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定的資料員進(jìn)行匯總整理。

第三章 檔案內(nèi)容與分類

第八條 檔案構(gòu)成
工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)檔案主要包括但不限于以下內(nèi)容：

1. 成果文件類： 正式出具的造價(jià)咨詢報(bào)告書、審核報(bào)告、工程量清單、預(yù)算書、結(jié)算書及其電子文件。
2. 過程文件類： 工作方案、現(xiàn)場勘察記錄、工程量計(jì)算底稿、詢價(jià)記錄、會議紀(jì)要、往來函件（如工作聯(lián)系單、咨詢答疑）、送審資料簽收單等。
3. 依據(jù)文件類： 委托合同（協(xié)議）、招標(biāo)文件、施工合同、設(shè)計(jì)圖紙（或電子圖）、變更簽證單、材料價(jià)格信息、適用的定額與政策性文件等。
4. 內(nèi)部審核類： 二級復(fù)核、三級審核記錄表，質(zhì)量評價(jià)表。
5. 其他重要材料： 項(xiàng)目、客戶反饋、與檔案相關(guān)的電子數(shù)據(jù)備份及說明文件。

第九條 分類與編號規(guī)則
采用“項(xiàng)目編碼 + 分類代碼 + 序列號”的規(guī)則進(jìn)行編號。項(xiàng)目編碼依據(jù)公司項(xiàng)目管理系統(tǒng)生成；分類代碼按上述第八條的大類設(shè)定；序列號按文件形成時(shí)間順序編排。編號應(yīng)清晰標(biāo)注于案卷封面及卷內(nèi)文件首頁。

第四章 檔案的收集、整理與移交

第十條 收集與整理
1. 項(xiàng)目啟動時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人（可為兼職）負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案資料的日常收集與臨時(shí)保管。
2. 所有文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，字跡工整、圖樣清晰。電子文件應(yīng)有規(guī)范的命名規(guī)則，并定期備份。
3. 過程文件中重要的手算底稿、草圖等應(yīng)整理附后，必要時(shí)可復(fù)印存檔。
4. 項(xiàng)目進(jìn)行中，應(yīng)定期對已產(chǎn)生的文件進(jìn)行初步整理，按類別放入臨時(shí)文件夾。

第十一條 立卷與移交
1. 項(xiàng)目完成后30個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織完成全部文件材料的最終立卷工作。立卷應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。
2. 案卷應(yīng)包括封面、卷內(nèi)文件目錄、文件材料、備考表。封面需填寫項(xiàng)目名稱、編號、密級、保管期限、立卷人及日期等信息。
3. 編制完整的移交清單一式兩份，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，由項(xiàng)目組向公司檔案室辦理正式移交手續(xù)。檔案管理員對照清單查驗(yàn)無誤后，雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份清單存檔。

第五章 檔案的保管、利用與銷毀

第十二條 保管要求
1. 檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防高溫、防光等安全條件。電子檔案應(yīng)有異地備份機(jī)制。
2. 根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和價(jià)值，設(shè)定“永久”、“長期（30年）”、“短期（10年）”三種保管期限。
3. 建立檔案臺賬，定期清點(diǎn)核對，確保賬物相符。

第十三條 利用程序
1. 公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2. 借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、拆散、抽頁、損壞或轉(zhuǎn)借。涉密檔案的利用需經(jīng)更高層級審批。
3. 外單位人員查閱，須持單位正式介紹信及本人有效證件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，一般不予借出。

第十四條 鑒定與銷毀
1. 定期由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。
2. 對確無保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，指定專人監(jiān)銷。
3. 銷毀清冊應(yīng)永久保存。

第六章 電子檔案管理

第十五條 管理要求
1. 電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，內(nèi)容應(yīng)保持一致。
2. 采用通用、穩(wěn)定的文件格式（如PDF、DOCX、XLSX等）存儲。
3. 建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)快速檢索。
4. 定期對電子檔案進(jìn)行讀取檢查，防止因技術(shù)更新導(dǎo)致的數(shù)據(jù)無法讀取，必要時(shí)進(jìn)行格式遷移。

第七章 附則

第十六條 本手冊由公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)解釋與修訂。
第十七條 本手冊自發(fā)布之日起施行。全體員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。

（手冊末尾可附各類登記表、清單樣表，如《檔案移交清單》、《檔案借閱申請單》、《檔案銷毀清冊》等。）